Cómo gestionar el tiempo : Time management
El reloj puede convertirse en un buen aliado cuando te confirma que vas con margen de tiempo o que has aprovechado muy bien la jornada. Por el contrario, puede ser el peor de los enemigos cuando te evidencia que has malgastado la mañana o llegado tarde a una cita. Cada una de estas dos opciones refleja una buena o mala gestión del tiempo, habilidad que puede aprenderse y determinar en gran medida tu productividad (cuánto rindes) y tu estado de ánimo (estresado vs. relajado)
El primer paso para implementar cambios en tu forma de gestionar el tiempo es evaluar la situación actual de la que partes. Si desconoces cuál es tu problema, no podrás aplicar una estrategia adecuada para solventarlo.Comienza por examinar tu capacidad de organización y planificación.
Para ello, te lanzamos una serie de preguntas y propuestas prácticas con las que podrás autoevaluarte:
#1. Registro:
Un ejercicio que resulta de gran utilidad es registrar, durante al menos una semana, las actividades que llevas a cabo a lo largo del día. Después, asigna a cada una el tiempo estimado que conllevan, y en la columna de al lado anota el tiempo real que has invertido en ellas. Al finalizar la jornada es interesante comparar si existe mucha discrepancia entre lo que crees que vas a tardar en hacer una tarea y lo que realmente empleas.
Si la diferencia es significativa e inviertes demasiadas horas, puede deberse a varios factores: subestimas la complejidad de la tarea y te demanda más esfuerzo del que esperabas; no estás en las mejores condiciones físicas o anímicas (cansado, enfadado, triste o nervioso) y rindes mucho menos; estás siendo demasiado exigente con los resultados (el perfeccionismo aumenta la calidad en detrimento de la cantidad), etc.
#2. ¿Eres capaz de discriminar entre lo urgente y lo importante?
¿Qué criterio utilizas para dar prioridad a una tarea? Es recomendable dedicar más atención al grupo de tareas importantes y no urgentes, para que no se conviertan en importantes y urgentes (crisis, retrasos). Este segundo grupo ha de ser limitado para que sea manejable.
Además, intenta delegar o decir “no” a las actividades urgentes y no importantes (las que intentan anteponer las necesidades de otros a las tuyas), y minimiza las que no son ni importantes ni urgentes (lo inútil, intrascendente).
#3. ¿Sabes elaborar una lista de objetivos?
¿Adjudicas una fecha a tus metas a corto y largo plazo? Prueba a enumerar los objetivos, dividirlos en subobjetivos de consecución más fácil o rápida, ordenarlos jerárquicamente de mayor a menor urgencia e importancia y asígnales una fecha concreta para darlos por finalizados.
#4. ¿Puedes pasar largos ratos sin interrupciones cuando lo necesitas?
Es importante detectar cuáles son los “comedores de tiempo”, esas actividades secundarias distractoras con las que malgastas las horas (televisión, chequear redes sociales y móvil, llamadas telefónicas innecesarias, levantarte a picar, ruidos molestos, etc.)
#5. ¿Usas de forma productiva el tiempo cuando esperas (parada de autobús, citas médicas, viaje en metro)?
Cualquier situación de espera puede transformarse en una oportunidad para hacer algo útil (leer, estudiar, dormir, escuchar la radio, etc.)
#6. ¿Sabes decir no cuando intentan responsabilizarte de tareas que no son tuyas o de tu competencia?
Delegar y no anteponer las necesidades de los demás a las tuyas es fundamental para no sentirte un felpudo y optimizar el tiempo y la energía.
#7. ¿Tienes tiempo de planificar tu tiempo?
Si la respuesta es negativa, estás posponiendo el afrontar activamente el problema y la improvisación llevada al extremo puede pasarte factura.
#8. ¿Incluyes el descanso en tu planning?
¿Estás satisfecho con el tiempo que dedicas a descansar, desconectar, relajarte y reponer fuerzas para rendir más? Intercalar un descanso de cinco minutos cada hora o dos horas, puede hacerte avanzar más.
Finalizamos con una propuesta interesante de la Universidad Politécnica de Valencia para combatir los enemigos de la gestión del tiempo:
¿Qué nota te das en gestión del tiempo?
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